Ik sta naast en achter uw medewerkers
wat doet een Vertrouwenspersoon?
De rol van een vertrouwenspersoon is niet altijd voor iedereen duidelijk. Bovendien is deze wat complexer dan vaak gedacht wordt.
De vertrouwenspersoon heeft 3 hoofdtaken;
- Opvangen, begeleiden, ondersteunen en adviseren van klagers/melders
- Voorlichten, informeren en inspireren van de organisatie
- Adviseren van bestuur en management, gevraagd en ongevraagd.
De vertrouwenspersoon is er in de eerste plaats voor de werknemers. Hij (of zij) is een luisterend oor voor alle handelingen van collega’s, klanten of werkrelaties waar je als werknemer een vervelend gevoel van kunt krijgen. Je kunt er je verhaal kwijt zonder veroordeeld te worden. Daarnaast kan de vertrouwenspersoon samen met jou zoeken naar een oplossing voor de situatie. Door je in je eigen kracht te laten komen is er vaak meer mogelijk dan je denkt!
1. Opvang en begeleiding melders
Zoals gezegd is de vertrouwenspersoon in eerste instantie een luisterend oor. Het initiële contact kan per mail, whatsapp of telefoon plaatsvinden. In dat contact kan er gekeken worden of een face to face gesprek gewenst/nodig is. Vaak is dit wel het geval, want de ervaring is dat de meeste mensen al langere tijd rondlopen met hun vervelende gevoel.
In het eerste face to face gesprek mag je vooral je verhaal kwijt. Geen oordeel vanuit de vertrouwenspersoon, maar enkel oprechte aandacht en interesse in jou en je verhaal. Als je het gevoel hebt dat je alles wel verteld hebt kunnen we samen bespreken of je iets aan de situatie wilt doen en zo ja, wat. Als dat besluit eenmaal genomen is gaan we jou samen voorbereiden op je aanpak. Want het blijft nog wel altijd je eigen verantwoordelijkheid, een vertrouwenspersoon kan (en wil) het niet voor je oplossen. Maar samen zorgen we dat je goed voorbereid en met vertrouwen de situatie kunt aanpakken. En in de meeste gevallen is er achteraf heel veel trots en goed gevoel over de aanpak. En achteraf kunnen we altijd bespreken wat de uitkomst was en hoe je de toekomst inziet.
Heel belangrijk; ALLE gesprekken die een vertrouwenspersoon voert met een melder is altijd onder geheimhouding. Er wordt geen informatie gedeeld, ook niet met management of directie. Dergelijke afspraken worden ook altijd met management en directie gemaakt. Gesprekken vinden overigens niet plaats op de werklocatie, ook weer om anonimiteit te waarborgen.
2. Voorlichting van de organisatie
Natuurlijk is opvang en begeleiding enorm belangrijk. Maar dan moet je als werknemer ook wel weten dat er een vertrouwenspersoon is, hoe deze te bereiken is en waarmee je er terecht kunt. En dat betekent dus voorlichting.
Aan de ene kant geeft een vertrouwenspersoon voorlichting aan de medewerkers (van alle lagen), aan de andere kant is er ook voorlichting richting het management en de directie.
Voorlichting naar de medewerkers is het kenbaar maken en informatie geven wat een vertrouwenspersoon kan betekenen en met welke zaken met er terecht kan. Dit kan door bijvoorbeeld presentaties te geven over een specifiek onderwerp, flyers te verspreiden met contactgegevens of in een stukje in de organisatie-nieuwsbrief te schrijven.
Voorlichting naar de directie en management richt zich met name op wetgeving. Als gecertificeerd en geaccrediteerd vertrouwenspersoon ben je altijd op de hoogte van de laatste stand van zaken rondom wet- en regelgeving, wat erg waardevol kan zijn voor de directie of het management (maar zeker ook voor de werknemers, want de Arbowet is er vooral om hen te beschermen!).
3. (on)gevraagde advisering
Een vertrouwenspersoon geeft ook advies. Natuurlijk in face to face gesprekken met klagers/melders, maar zeker ook naar directie en management.
Allereerst is er een jaarrapport. De vertrouwenspersoon stelt dit op en deelt dit met de directie of management op een anonieme en niet-herleidbare wijze. Er staat in dit soort rapporten dus geen informatie die op enigerlei wijze laat weten wie er gesproken heeft met de vertrouwenspersoon en wat de inhoud van dat gesprek was.
Als vertrouwenspersoon heb je ook een rol om trends te signaleren. Deze trends kunnen vervolgens anoniem en niet-herleidbaar in een tussentijds ongevraagd advies met het management of directie gedeeld worden teneinde de werkomgeving binnen de organisatie veiliger te maken voor de werknemers. Door dit tussentijds te doen hoeft de organisatie niet te wachten met actie ondernemen tot het jaarrapport.
Wat voegt een vertrouwenspersoon toe?
Uiteindelijk brengt een vertrouwenspersoon een organisatie dus heel veel moois, al kan het voor directie of management nog wel eens uitdagend aanvoelen. Want men denkt soms onterecht dat er binnen de organisatie geen problemen zijn, omdat er toch niets gemeld wordt. Ook is men soms bang dat een aanstelling van een vertrouwenspersoon juist problemen zal geven. Maar niets is minder waar! Een vertrouwenspersoon is er juist om te zorgen dat een organisatie zo veilig mogelijk ingericht is, want dan hebben zowel de werknemers als de organisatie zelf er profijt van.
Als werknemer biedt een vertrouwenspersoon je dus een manier om je problemen, die niet altijd makkelijk bespreekbaar zijn met een ander, te verwoorden. En door met mij in gesprek te gaan kom je vanzelf in je kracht en kun je alleen maar sterker uit de situatie komen.
Als organisatie ben je gebaat bij een vertrouwenspersoon omdat werknemers die zich fijn voelen zich minder snel ziek zullen melden. En natuurlijk blijven mensen graag bij een werkgever waar men zich veilig, gerespecteerd en gewaardeerd voelt. En dat draagt men ook uit, dus het imago van de organisatie kan enkel maar groeien.
Wilt u nog meer informatie wat ik als gecertificeerd en geaccrediteerd extern vertrouwenspersoon voor u of uw organisatie kan betekenen? Neemt u dan vooral contact met mij op voor een vrijblijvend informatief gesprek.
Een veilige werkplek is winst voor de medewerkers en de organisatie